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行動辦公—後疫情時代的王道與趨勢!你的公司跟上這股風潮了嗎?


行動辦公不是什麼新理念,早在 2003 SARS 爆發時已被提出!然而因當時科技不夠成熟,行動辦公一耽擱就是 17 年。2020 新冠肺炎肆虐,疫情對企業一樣嚴苛:裁員、減薪,否則倒閉,唯一不同的是,今日科技賦予行動辦公完整的發展環境。企業要維持營運,行動辦公是非常時期唯一出口,也是未來發展的入口。如果你對行動辦公能帶來的好處半信半疑,本篇會是你了解行動辦公的最佳窗口。

行動辦公企業先鋒

2020 上半年疫情告急時,台灣企業不願在非常時期投降,先後宣佈在家辦公 (WFH: Work From Home) 的緊急措施以維持營運。大名鼎鼎的企業接二連三跟進,可說是行動辦公的先鋒部隊:
▸ 金融業:富邦、國泰金控最先宣佈。
▸ 保險業:繼新光、南山後,多家保險業者跟進。
▸ 科技製造業:鴻海、HTC 等。
▸ 食品業:統一集團等。
▸媒體業:東森集團等。

疫情趨緩後,人們回到辦公室上班,然而在家辦公已融入新日常 (New Normal) 中,因此企業不得不重新思考,在後疫情時代,被傳統工作觀念箝制許久的行動辦公,是否該被活化,而企業是否該具備行動辦公的能力?

行動辦公對企業有什麼好處?

根據 GWA (Global Workplace Analytics) 2020 數據顯示,80% 受訪者認為提供行動辦公的企業更具吸引力,行動辦公的魅力可見一番。但對企業而言,行動辦公到底能帶來哪些實質好處,讓企業主管也首肯呢?

提高效率

行動辦公讓主管最擔心的,莫過於「行動辦公的同仁是否能維持工作效率?」其實只要有明確的 KPI 或詳細規劃,行動辦公能節省通勤、開會和決策的時間,讓成員游刃有餘地完成其他任務,拉高整體生產力。美國知名企業如 Best Buy, Compaq 和美國運通皆表示,行動辦工人員的生產力與辦公室團隊相較,足足高出 15~45% 不等,相信這是所有資方所樂見的。

節省成本

▸ 同樣根據 GWA 的數據,行動辦公讓一個美國企業每年平均節省
   11,000 美元的開銷!這高額的數字包含辦公室租金、軟硬體添購與維
   護,不僅精簡成本,也減少紙張與水電的浪費,順手為綠能與環保盡
   一份力。
▸ 行動辦公將各種溝通應用軟體匯整到一個共通平台上 (如
     Mircosoft Teams, WorkDo) 以便管理與使用, 因此企業將不用支
     出、維運多種通聯解決方案,ㄧ來節省經費,二來鬆綁 IT 部
     門的負擔。

分散風險

行動辦公利用 SaaS 將硬體設施虛擬化,因此有天災、疫情、停電、當機時,企業不會被完全拖垮:即使部分員工被影響,還有其他團隊能透過線上平台讓營運維持正常,可將對企業的衝擊降到最低限度。

廣納人才
行動辦公破除企業徵才地域限制,各地菁英皆能透過行動辦公平台提供專業與服務;即使中小企業,也因此能網羅國際級人才。


遠傳行動辦公關鍵平台 • Microsoft Teams

疫情爆發前,遠傳早有先見之明,將Microsoft 365 與 Teams 導入日常工作,以自身科技轉型經驗,結合拿手的電信服務,將 Teams 通訊整合方案推薦給想採取行動辦公的企業,其亮點條列如下:

後台資源強大

行動辦公最怕資料散落在不同平台導致生產力低落,然而遠傳 Teams 通訊整合方案不僅本身照顧到行動辦公各方面的需求,背後更統合 Micrsoft 365 強大生態系,讓遠端協作順利執行:
▸ 透過 Teams 使用虛擬白板、分享畫面、順暢進行線上會議。
▸ 不同地區的團隊成員可同時編輯一份 Office 檔案,並追蹤每個
     人的完成進度。
▸ 企業可以透過微軟 Power Apps 設定應用程式、訊息公告、雲
     端儲存空間等功能,量身訂做最符合自家需求的服務。

延伸閱讀:科轉時代,利用商務用 Microsoft 365 為企業帶來成長

資訊安全無憂
遠傳 Teams 通訊整合保護資安,兼顧裡外:
▸ 對內:Teams 可設定團隊成員的權限,檔案存取需透過網路安
     全控管機制,確實保護企業機敏的商業資料。
▸ 對外:以視訊會議來說,企業外部夥伴、訪客若無導入
     Teams,必須先得到會議 URL 連結後才能以來賓身份與會,並
     且要等待會議招集人核准才能進入。如此既能驗證訪客身份,
    又能主動建立資安環境。

電信整合專長
在外行動辦公的成員未必時時連得到網路,再者要聯絡嚴禁使用手機的企業時,還需電話撥入會議才能通聯,有一定不便之處。在此遠傳發揮電信本行專長,只要手機安裝 Teams,可用公司號碼收發話;客戶回撥公司號碼也能在 Teams 上接聽,不再漏接重要電話,你的手機就是企業的行動分機。

費用管理集中
有了遠傳 Teams 通訊整合,行動辦公不再需要多樣軟體來滿足通訊需求,集中於 Teams 單一平台收發話,方便企業管理支出。

降低通訊成本
以遠傳 Teams 通訊整合取代話機、交換機,省下購入硬體與維護的成本。功能更好,支出卻更少。

台灣雖然疫情控管得宜,但在企業發展上卻少了「化危機為轉機」的急迫性。如果等全球行動辦公大勢底定企業才有動作就來不及了。遠傳深知科技轉型的重要性與時機,透過自身成功經驗協助企業升級。如果想進一步了解遠傳 Teams 通訊整合方案,請點選我有興趣,我們會安排專人與你聯繫。


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