寒舍餐旅管顧打造輕量型雲端辦公室

2016年掛牌上市的寒舍餐旅管理顧問公司，專攻國際商務客群，旗下有五星級連鎖飯店的台灣據點(台北喜來登飯店及寒舍艾美酒店)，也創建自有品牌(寒舍艾麗酒店)，並進駐南港展覽館，提供國家級展會場館精緻的餐飲服務(寒舍樂廚和寒舍樂樂軒)。集團員工人數從第一線服務員到管理階層，約有2500人。
台北喜來登飯店所屬的Starwood國際連鎖體系，全球共用一套訂房系統，以有效集客，替各國的分支據點帶進生意。
由於該集團在亞洲採用新加坡電信的網路服務，寒舍在接手喜來登的營運後，就把數據網路轉換到新加坡電信在台灣的夥伴遠傳電信。這一步，在寒舍要整合兩家雲端Office應用系統時，成為延續合作的重要基礎。

套用電信帳單，郵件帳號按量收費

隨著寒舍餐飲事業不斷擴張，Office軟體的使用人數也越來越多。於是在2015年，為了降低維護成本，決定轉向雲端方案，而採用了G Suite (原Google Apps for Work)。但由於原先的系統代理商對於使用問題的回應效率不盡理想，常常緩不濟急，很是苦惱。
恰好，此時微軟的Office 365問世一陣子，使用口碑崛起，寒舍就想找個能同時支援這兩套系統的服務商。遠傳電信完全符合條件，又是訂房系統的網路服務商，系統整合的資源與專才也豐富。於是在把G Suite服務轉到遠傳後，又再由遠傳協助導入了Office 365，事後證明所選沒錯。
寒舍導入Office 365的第一要務，就是把看似尋常的電子郵件帳號，借用遠傳電信的帳單模式，依據每月用量，出帳給各部門主管。如此一來，既有的700多個電子郵件帳號，歸屬那些部門單位，使用多少儲存空間，都清楚表列，直接換算為成本，歸入各部門單位的費用支出。
資訊協理張國領比喻這是「郵件帳號當手機帳號」的概念。以往，每個部門除了使用量分攤到各部門。有了向使用單位收費的機制，各營業部門主管也一改不在意的態度，對相關IT資源的使用較為經心，讓資源有了更實質有效的運用。
「這也是我們的雲端Office系統服務商，是遠傳電信才辦得到。」張國領如是說。事實證明，當找到可信賴的合作夥伴，將IT服務交給專業來維運後，寒舍也得以更專注於核心的業務發展和成長。

協同作業特點，有助專案效率品質

另一方面，寒舍也運用Office 365的協同作業特點，提升專案的作業效率和品質。
例如，在新飯店的籌建計畫內，會有各種工程面、IT面與其他籌備項目的專案進行。這時，利用Office 365雲端的Word和Excel，可以多人同時編輯，資料更新確保無誤；也能跟行動裝置做整合，使用更便利。
此外，寒舍也正在測試Office 365的線上視訊功能，做為遠端會議的選項。張國領表示，「我們有一些Polycom視訊設備，是點對點的系統。但公司並不是每個據點都有視訊會議設備，有些地方只有手機和網路攝影機這類簡單的設備。」
好消息是，Polycom與微軟的 Skype有了新的整合方式，讓寒舍可以運用Skype的視訊功能，邀請對象加入對話的機制，讓上述環境條件較陽春的據點，也能進行線上視訊會議。

雲端當轉運站，行動IT安全有保障

除此之外，寒舍也將持續投入雲端和行動應用的整合工程。以平板電腦為例，櫃檯人員可用來辦理入住與退房手續，點交客人的信件或包裹，清理人員可查看哪些客房已退房待清理等。
以前，這類行動應用系統很難做，也很難推行。因為行動裝置總是有不可知的安全漏洞，一旦納入飯店內部的網路系統，宛如不定時炸彈，但又不能漠視行動應用整合到企業關鍵系統的必要性。有了雲端平台，寒舍為這種銜接需求找到安全的新解方。
該公司預計把雲端平台當做資安的中繼關卡，讓使用者的行動裝置經由Wi-Fi或4G網路連接到雲端，資料透過雲端的加密技術處理後，再傳回企業伺服器。如此一來，將可大幅降低藉由員工的行動裝置為管道，滲透並危害企業網路與伺服器的潛在的安全攻擊；屆時寒舍的員工只要行動連上網，正確使用專屬App，就能便利又有效率地執行工作。
隨著持續運用雲端服務，優化企業IT，寒舍也持續擴張新飯店的據點，例如寒舍礁溪預計今年下半年新開幕；同時也持續優化訂房系統、手機App操作客房娛樂設備，以及讓住房客人預訂DIY活動等，希望營造消費者更愉快的住房體驗。