成功案例

寒舍餐旅管顧打造輕量型雲端辦公室

news

五星級餐旅集團秉持能雲端就雲端的IT投資思維,運用Office 365的隨選收費模式,達成降低軟體維護成本的目標,並借助遠傳電信的系統整合資源與專才,以及帳單模式,扭轉內部對郵件帳號資源的有效運用。


2016年掛牌上市的寒舍餐旅管理顧問公司,專攻國際商務客群,旗下有五星級連鎖飯店的台灣據點(台北喜來登飯店及寒舍艾美酒店),也創建自有品牌(寒舍艾麗酒店),並進駐南港展覽館,提供國家級展會場館精緻的餐飲服務(寒舍樂廚和寒舍樂樂軒)。集團員工人數從第一線服務員到管理階層,約有2500人。
台北喜來登飯店所屬的Starwood國際連鎖體系,全球共用一套訂房系統,以有效集客,替各國的分支據點帶進生意。
由於該集團在亞洲採用新加坡電信的網路服務,寒舍在接手喜來登的營運後,就把數據網路轉換到新加坡電信在台灣的夥伴遠傳電信。這一步,在寒舍要整合兩家雲端Office應用系統時,成為延續合作的重要基礎。

套用電信帳單,郵件帳號按量收費

隨著寒舍餐飲事業不斷擴張,Office軟體的使用人數也越來越多。於是在2015年,為了降低維護成本,決定轉向雲端方案,而採用了G Suite (原Google Apps for Work)。但由於原先的系統代理商對於使用問題的回應效率不盡理想,常常緩不濟急,很是苦惱。
恰好,此時微軟的Office 365問世一陣子,使用口碑崛起,寒舍就想找個能同時支援這兩套系統的服務商。遠傳電信完全符合條件,又是訂房系統的網路服務商,系統整合的資源與專才也豐富。於是在把G Suite服務轉到遠傳後,又再由遠傳協助導入了Office 365,事後證明所選沒錯。
寒舍導入Office 365的第一要務,就是把看似尋常的電子郵件帳號,借用遠傳電信的帳單模式,依據每月用量,出帳給各部門主管。如此一來,既有的700多個電子郵件帳號,歸屬那些部門單位,使用多少儲存空間,都清楚表列,直接換算為成本,歸入各部門單位的費用支出。
資訊協理張國領比喻這是「郵件帳號當手機帳號」的概念。以往,每個部門除了使用量分攤到各部門。有了向使用單位收費的機制,各營業部門主管也一改不在意的態度,對相關IT資源的使用較為經心,讓資源有了更實質有效的運用。
「這也是我們的雲端Office系統服務商,是遠傳電信才辦得到。」張國領如是說。事實證明,當找到可信賴的合作夥伴,將IT服務交給專業來維運後,寒舍也得以更專注於核心的業務發展和成長。

協同作業特點,有助專案效率品質

另一方面,寒舍也運用Office 365的協同作業特點,提升專案的作業效率和品質。
例如,在新飯店的籌建計畫內,會有各種工程面、IT面與其他籌備項目的專案進行。這時,利用Office 365雲端的Word和Excel,可以多人同時編輯,資料更新確保無誤;也能跟行動裝置做整合,使用更便利。
此外,寒舍也正在測試Office 365的線上視訊功能,做為遠端會議的選項。張國領表示,「我們有一些Polycom視訊設備,是點對點的系統。但公司並不是每個據點都有視訊會議設備,有些地方只有手機和網路攝影機這類簡單的設備。」
好消息是,Polycom與微軟的 Skype有了新的整合方式,讓寒舍可以運用Skype的視訊功能,邀請對象加入對話的機制,讓上述環境條件較陽春的據點,也能進行線上視訊會議。

雲端當轉運站,行動IT安全有保障

除此之外,寒舍也將持續投入雲端和行動應用的整合工程。以平板電腦為例,櫃檯人員可用來辦理入住與退房手續,點交客人的信件或包裹,清理人員可查看哪些客房已退房待清理等。
以前,這類行動應用系統很難做,也很難推行。因為行動裝置總是有不可知的安全漏洞,一旦納入飯店內部的網路系統,宛如不定時炸彈,但又不能漠視行動應用整合到企業關鍵系統的必要性。有了雲端平台,寒舍為這種銜接需求找到安全的新解方。
該公司預計把雲端平台當做資安的中繼關卡,讓使用者的行動裝置經由Wi-Fi或4G網路連接到雲端,資料透過雲端的加密技術處理後,再傳回企業伺服器。如此一來,將可大幅降低藉由員工的行動裝置為管道,滲透並危害企業網路與伺服器的潛在的安全攻擊;屆時寒舍的員工只要行動連上網,正確使用專屬App,就能便利又有效率地執行工作。
隨著持續運用雲端服務,優化企業IT,寒舍也持續擴張新飯店的據點,例如寒舍礁溪預計今年下半年新開幕;同時也持續優化訂房系統、手機App操作客房娛樂設備,以及讓住房客人預訂DIY活動等,希望營造消費者更愉快的住房體驗。