成功案例

遠傳企業資通訊解決方案 MAZDA慶達汽車活用雲端行動辦公平台

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MAZDA桃園總經銷靈活運用對的戰術,加上遠傳協助導入好的雲端辦公工具,由上而下打破傳統的紙本作業慣性。現在,員工的每日工作報表即時彙整,串連公司ERP系統後,第一線員工也透過手機或平板電腦快速取用資料,讓交易更快、維修保養更滿意,決策品質也躍進。


傳統的汽車經銷業要推動數位化有多困難,MAZDA桃園總經銷慶達汽車的專案團隊很有感。然而,透過適當的雲端辦公平台,再巧妙促成高層帶頭示範,一舉打通員工依賴紙本的慣性。現在,營業人員與保養技師透過手機或平板電腦,便利存取雲端資料,已是日常場景。說起慶達汽車擁抱雲端行動應用的起因,是品牌車廠的經銷體系掌舵人易主。2016年7月,MAZDA公司改變對台銷售策略,終止代工生產的國產車,車款全數改由日本原裝進口,並直接掌管經銷體系事業。新舵主沿用日本高度數位化的作風,要求經銷體系改用e化作業方式。 不過,MAZDA深諳台灣汽車經銷業內的數位化狀況普遍不高,並沒有下猛藥強制執行,而是以誘導徐徐推動。其中,負責大桃園總經銷的慶達汽車躍躍欲試,向總公司借調一名數位化經驗豐富的好手,並獲得代理Office 365雲端行動辦公平台的遠傳電信協助,搭配巧妙的戰術,成功踏出e化應用的第一步。

遠傳助導入Office 365,雲端功能符合需求

慶達汽車在桃園地區設有四個營業所、四家保養廠,另有一棟新營業所興建中;業務範疇涵蓋銷售、服務、保養維修、客服與保險等。
由於業務涉及的面向廣,要推行數位化,資訊平台必須有彈性。當時,兩大雲端行動辦公系統──G-Suite和Office 365都納入評選,最終經由遠傳電信團隊的協助,實地測試後選中後者。
授命帶領數位計畫的專案經理周裕翔就表示:「銷售員大多用手機,保養廠的技師維修要看平板,後端的行政支援單位大多用PC。我們需要的平台要能支援不同載具,兼顧資安防護力,同時系統穩定性也是重點條件。」周裕翔進一步說明:「選中Office 365的原因在於,員工熟悉操作Office介面,不用重新學習新軟體;加上客戶個資多,對於雲端資安的要求多,而其雲端應用功能也比較符合我們的需要,因此最終獲選。」
事實上,慶達要推動的專案在汽車產業算是首創,遭遇到的問題多難度高,加上專案上線的時間不容延遲,周裕翔直言遠傳專業團隊當時真是傾力協助,才能如期完成任務。例如,有些設定問題受限於Office 365的制式做法而欠缺彈性,最後都是遠傳團隊想方設法做了變通,才能圓滿解決。

串連ERP,庫存數據即時看

啟用Office 365後,慶達先重整各部門的電子郵箱,讓帳號管理更有效率;其次是利用One Drive,讓員工的每日工作報表集中彙整,並串連公司的ERP系統,方便在手機或平板電腦取用所需的數據資料。
「現在,日報表的製作速度加快;連接取用ERP系統後,也得知最新的車款和零件庫存量。更別說各種技術文件,只要手機點選就看得到。」周裕翔直言,慶達第一線銷售和維修保養人員的工作方式,從此翻轉。
例如,以往客人詢問特定車款與顏色時,營業所的銷售員無法當場確認是否有庫存,往往要事後向庫存單位查詢,才能回報給客人,並且也難以提供精確的等待時間。現在,這些數據都可以在手機即時查到,有助縮短成交時間。
同樣情況,保養廠的技師現在透過平板電腦,就知道今天有幾車預約保養,先調閱其保養記錄。如果當天車子有新問題,也能輔助技師向車主說明可能的狀況;如要維修換零件,也能點選庫存資料庫,快速判斷。一旦客人感受到實質的省時省力,更就會連動表達更好的滿意度。
另一方面,慶達以前記錄在紙本的資料,要花很多時間彙整製作成報表;就算做了,只要數據局部更動,就得重來。現在,前端來源的資料第一時間就輸入到資料庫,可以直接根據報表樣式,利用視覺化設計標示重點,建立一套科學化的標準,讓高層主管容易判讀、做決策。

群組範本先行,帶動自主應用開發

在初期的電子郵件和儲存管理有了整合效益後,慶達團隊接下來的目標是把SharePoint推廣給各事業單位,讓他們自設為群組,做為組內的教育訓練、公告訊息等用途。這一步,其實用意深遠,目的在於讓部門自主發展所需的應用。
周裕翔解釋,群組負責人通常就是部門主管。如果給他們適當好用的工具,也讓他們擁有內容開發的主導權,就有機會發展出屬於各單位實用的行動應用。當然,要把傳統認為是IT專案團隊要做的事,轉交給營業單位,並非易事。
於是,專案團隊再度採取先行示範的做法,開發了一套產險證照考的模擬試題,讓其他單位依樣仿效。周裕翔舉例,「我們使用SharePoint先做出線上模擬題的範本,讓銷售、維修保養、客服和接待部門做參考,期望他們針對自己的需求,設計所需的題庫,甚至教育訓練的教材也能自己撰寫。」

高層帶頭用+遠傳團隊傾力投入,順利啟動組織e化

誠如一開始所提,汽車經銷行業較為傳統,數位化程度不高。對於e化,周裕翔有一套自己的哲學:「e化就像移植新的神經系統,是企業文化的轉變,因此不僅是讓員工學習操作的步驟而已,而是要創造環境,由上而下自然而然的讓員工改變工作的習慣。」因此周裕翔所帶領的專案團隊,巧妙的藉由正在進行中的重要興建工程會議,讓董事長先接受以手中的平板進行無紙化會議,取代以往每次會議都要印出大量圖紙的習慣。
而這種由上而下的效應,讓各級主管不甘落後,主動要求所屬單位要跟上公司的數位化腳步。因為這種一對多的正面心態迅速擴散,越來越多慶達員工拋開常年的紙本記錄習慣,朝向行動數位應用靠攏一大步。
而在數位化的過程中,合作夥伴遠傳電信的專案團隊充分投入,主動積極解決系統移轉所面臨的問題,助慶達團隊成功在緊迫的時程內順利啟動雲端辦公系統,也深獲慶達專案團隊的肯定。
綜觀慶達的案例,用對的戰術,好的工具與夥伴,在對的時間,促成高層帶頭使用,由上而下逐步打破傳統守舊的藩籬。而這種以區域經銷角色,勇於投入組織數位改造的先行者成果,也獲得MAZDA車廠的矚目,同業的垂詢請益也不間斷。
下一步,專案團隊朝向行動CRM發展,提供第一線人員每天手機一登錄,系統自動推播當日待訪客戶和待辦事項;期望讓倚賴紙本作業幾十年的汽車經銷業,真正走進無紙應用的實境。