遠傳企業資通訊解決方案 MAZDA慶達汽車活用雲端行動辦公平台

傳統的汽車經銷業要推動數位化有多困難，MAZDA桃園總經銷慶達汽車的專案團隊很有感。然而，透過適當的雲端辦公平台，再巧妙促成高層帶頭示範，一舉打通員工依賴紙本的慣性。現在，營業人員與保養技師透過手機或平板電腦，便利存取雲端資料，已是日常場景。說起慶達汽車擁抱雲端行動應用的起因，是品牌車廠的經銷體系掌舵人易主。2016年7月，MAZDA公司改變對台銷售策略，終止代工生產的國產車，車款全數改由日本原裝進口，並直接掌管經銷體系事業。新舵主沿用日本高度數位化的作風，要求經銷體系改用e化作業方式。 不過，MAZDA深諳台灣汽車經銷業內的數位化狀況普遍不高，並沒有下猛藥強制執行，而是以誘導徐徐推動。其中，負責大桃園總經銷的慶達汽車躍躍欲試，向總公司借調一名數位化經驗豐富的好手，並獲得代理Office 365雲端行動辦公平台的遠傳電信協助，搭配巧妙的戰術，成功踏出e化應用的第一步。

遠傳助導入Office 365，雲端功能符合需求

慶達汽車在桃園地區設有四個營業所、四家保養廠，另有一棟新營業所興建中；業務範疇涵蓋銷售、服務、保養維修、客服與保險等。
由於業務涉及的面向廣，要推行數位化，資訊平台必須有彈性。當時，兩大雲端行動辦公系統──G-Suite和Office 365都納入評選，最終經由遠傳電信團隊的協助，實地測試後選中後者。
授命帶領數位計畫的專案經理周裕翔就表示：「銷售員大多用手機，保養廠的技師維修要看平板，後端的行政支援單位大多用PC。我們需要的平台要能支援不同載具，兼顧資安防護力，同時系統穩定性也是重點條件。」周裕翔進一步說明：「選中Office 365的原因在於，員工熟悉操作Office介面，不用重新學習新軟體；加上客戶個資多，對於雲端資安的要求多，而其雲端應用功能也比較符合我們的需要，因此最終獲選。」
事實上，慶達要推動的專案在汽車產業算是首創，遭遇到的問題多難度高，加上專案上線的時間不容延遲，周裕翔直言遠傳專業團隊當時真是傾力協助，才能如期完成任務。例如，有些設定問題受限於Office 365的制式做法而欠缺彈性，最後都是遠傳團隊想方設法做了變通，才能圓滿解決。

串連ERP，庫存數據即時看

啟用Office 365後，慶達先重整各部門的電子郵箱，讓帳號管理更有效率；其次是利用One Drive，讓員工的每日工作報表集中彙整，並串連公司的ERP系統，方便在手機或平板電腦取用所需的數據資料。
「現在，日報表的製作速度加快；連接取用ERP系統後，也得知最新的車款和零件庫存量。更別說各種技術文件，只要手機點選就看得到。」周裕翔直言，慶達第一線銷售和維修保養人員的工作方式，從此翻轉。
例如，以往客人詢問特定車款與顏色時，營業所的銷售員無法當場確認是否有庫存，往往要事後向庫存單位查詢，才能回報給客人，並且也難以提供精確的等待時間。現在，這些數據都可以在手機即時查到，有助縮短成交時間。
同樣情況，保養廠的技師現在透過平板電腦，就知道今天有幾車預約保養，先調閱其保養記錄。如果當天車子有新問題，也能輔助技師向車主說明可能的狀況；如要維修換零件，也能點選庫存資料庫，快速判斷。一旦客人感受到實質的省時省力，更就會連動表達更好的滿意度。
另一方面，慶達以前記錄在紙本的資料，要花很多時間彙整製作成報表；就算做了，只要數據局部更動，就得重來。現在，前端來源的資料第一時間就輸入到資料庫，可以直接根據報表樣式，利用視覺化設計標示重點，建立一套科學化的標準，讓高層主管容易判讀、做決策。

群組範本先行，帶動自主應用開發

在初期的電子郵件和儲存管理有了整合效益後，慶達團隊接下來的目標是把SharePoint推廣給各事業單位，讓他們自設為群組，做為組內的教育訓練、公告訊息等用途。這一步，其實用意深遠，目的在於讓部門自主發展所需的應用。
周裕翔解釋，群組負責人通常就是部門主管。如果給他們適當好用的工具，也讓他們擁有內容開發的主導權，就有機會發展出屬於各單位實用的行動應用。當然，要把傳統認為是IT專案團隊要做的事，轉交給營業單位，並非易事。
於是，專案團隊再度採取先行示範的做法，開發了一套產險證照考的模擬試題，讓其他單位依樣仿效。周裕翔舉例，「我們使用SharePoint先做出線上模擬題的範本，讓銷售、維修保養、客服和接待部門做參考，期望他們針對自己的需求，設計所需的題庫，甚至教育訓練的教材也能自己撰寫。」

高層帶頭用＋遠傳團隊傾力投入，順利啟動組織e化

誠如一開始所提，汽車經銷行業較為傳統，數位化程度不高。對於e化，周裕翔有一套自己的哲學：「e化就像移植新的神經系統，是企業文化的轉變，因此不僅是讓員工學習操作的步驟而已，而是要創造環境，由上而下自然而然的讓員工改變工作的習慣。」因此周裕翔所帶領的專案團隊，巧妙的藉由正在進行中的重要興建工程會議，讓董事長先接受以手中的平板進行無紙化會議，取代以往每次會議都要印出大量圖紙的習慣。
而這種由上而下的效應，讓各級主管不甘落後，主動要求所屬單位要跟上公司的數位化腳步。因為這種一對多的正面心態迅速擴散，越來越多慶達員工拋開常年的紙本記錄習慣，朝向行動數位應用靠攏一大步。
而在數位化的過程中，合作夥伴遠傳電信的專案團隊充分投入，主動積極解決系統移轉所面臨的問題，助慶達團隊成功在緊迫的時程內順利啟動雲端辦公系統，也深獲慶達專案團隊的肯定。
綜觀慶達的案例，用對的戰術，好的工具與夥伴，在對的時間，促成高層帶頭使用，由上而下逐步打破傳統守舊的藩籬。而這種以區域經銷角色，勇於投入組織數位改造的先行者成果，也獲得MAZDA車廠的矚目，同業的垂詢請益也不間斷。
下一步，專案團隊朝向行動CRM發展，提供第一線人員每天手機一登錄，系統自動推播當日待訪客戶和待辦事項；期望讓倚賴紙本作業幾十年的汽車經銷業，真正走進無紙應用的實境。