成功案例

高雄統一夢時代:智慧巡檢,物業管理化繁為簡的關鍵

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台灣最大型的複合式購物中心,結合遠傳電信導入智慧巡檢系統,讓沉重費時的巡檢作業徹底行動化;從前端巡邏到後勤維修,再複雜的巡檢事件三天內必結案──真正精進維運管理品質,也落實顧客安全消費的承諾。


臺灣的大型平價賣場或精品購物中心,一向是民眾熱愛的休閒消費場所。這些動輒萬坪起跳的商場競爭激烈,除了在店櫃銷售拼得火熱,現在戰線也拉到維運面,看誰的物業管理做得好。
在影響物業管理品質的因素中,巡檢機制是關鍵。但以往商場的巡檢作業很傳統──動員人力多、紙本文件多,查核問題的追蹤時效拉得長,一直都是費時費力的負擔。不過,全台規模最大的高雄統一夢時代購物中心(以下簡稱夢時代),在這個問題走出傳統,成功擁抱創新。
今年六月,夢時代攜手遠傳電信,一口氣把原有不同任務功能單位產生的巡檢記錄,整合在單一管理平台。這套前所未有的智慧型物業管理系統,採用iPAD、信標裝置(beacon),再串接原有的ERP系統, 一口氣翻轉了傳統紙本巡檢記錄模式的缺點,冗長、效率不彰的巡檢流程。

瞄準問題,改善流程

夢時代擁有廣大的前後場和停車空間,常態工作人員約5000人,有多個巡檢執行單位,負責不同任務功能,各自產生記錄文件。例如,保全負責營業時間和打烊後的巡檢,要拍照和打卡,特別要緊盯偏僻角落的安全;還有行銷同仁要巡看全館陳列點、店櫃門面,有違規也要拍照存證。
這些多重的巡檢體系其實有重複作工的問題,記錄的內容又繁雜,尤其牽涉到店櫃違規屬實。於是,尋找新解方改善巡檢流程的需求,已是刻不容緩。
這回,夢時代資訊單位找來遠傳電信合作,想借重該公司的系統整合實戰經驗,特別是銜接既有ERP的行動軟體開發能力。另一方面,夢時代早先採用的無線網路設備商Aruba,也引進在國外零售業已有前例的beacon 技術應用。經過各方評估,最後敲定新一代物業管理平台,將以APP、iPAD、Beacon和電子簽名四大元素構成。

夢時代

巡檢前哨兵:400顆信標/30台平板

第一階段,夢時代在館內(地上十層樓、地下三層),安裝了400顆Beacon,透過遠傳將所有巡檢機制整合至一個平台,並提供app的簡易介面在iPad上。
現在,各單位的巡檢勤務執行者拿著iPad,前往各點巡視時,只要靠近Beacon, 螢幕畫面就會顯示周遭巡檢點的現狀顏色:「紅色=應巡點位」、「灰色=已巡點位」、「黃色=不需巡檢」,讓巡檢員快速判定該去何處,加快例行的巡檢速度。
若某個巡檢點需要標示改進事項,例如設備故障或地板髒污,巡檢員直接就在iPad點選缺失事項。由於連結商場的無線網路,因此缺失記錄能即時傳訊通知相關部門前往檢修。另外,營業部門的督察也會利用這套系統即時檢查店櫃的疏失,例如專櫃人員未配戴識別證,就能用iPAD 當場拍照記錄,並請違規人員電子簽名,確認疏失事項。

夢時代

作業精減2/3,效率大躍進

在經過三個月的新巡檢作業運行後,便利的新巡檢處理方式大受好評。從前端管理部門的巡檢到後端維修部門的缺失改善,都在單一平台作業。
此舉不但加速違規單的處理時效,更重要是透過系統記錄的透明化,讓賣場相關工作人員改變工作態度,從原本被動因應違規稽核,翻轉為主動預防,為顧客提供一個更安全舒適的購物環境。
統一夢時代總經理張國光就表示:「做為全台第一個將Beacon導入物業管理巡檢的購物中心,借助遠傳的專業經驗整合內外平台,我們確實大幅提升了團隊經營的管理能力,也達成讓消費者有更舒適消費體驗的目標。」
夢時代資訊單位的成效報告顯示,整套巡檢處理流程在撤除跨單位的九項重複作業後,從15項精減為5項,從記錄、開單、分類單據、專櫃溝通、表單簽核到扣款確認,全部都單一管理平台就能完成。除了專櫃溝通到電子簽名,需要人員親自到場處理,多花點時間外,其他步驟都在五分鐘內完成。
如此一來,以往來回耗時的作業,處理時效也由15.8天減至5.8天,效率增加66%。
遠傳電信執行副總經理李浩正:「零售流通產業是我們在智慧物聯應用的重要一環。此次與統一夢時代的合作,以行動科技串連前端巡檢、後勤維護和財務管理, 成功將台灣大型商場的物業管理模式,推升到前所未有的新層次。」